Panduan Penggunaan Simkopdes

Panduan Penggunaan Simkopdes hadir sebagai acuan lengkap bagi pengurus dan anggota koperasi desa/kelurahan untuk memanfaatkan Sistem Informasi Koperasi Desa (Simkopdes). Dalam tulisan ini kami menjelaskan langkah demi langkah cara masuk, mengelola profil koperasi, menambah akun bank, mengunggah dokumen legal, mengelola gerai/outlet, mencatat potensi desa, mengatur data pengurus, memproses permohonan (akun bank, proposal bisnis, pembiayaan), serta mengelola anggota dan artikel.

Panduan ini ditulis berdasarkan dokumen resmi “Panduan Penggunaan Simkopdes” agar Anda mendapatkan panduan praktis dan mudah diikuti.

Apa itu Simkopdes?

Simkopdes adalah platform digital yang dikembangkan untuk membantu koperasi di tingkat desa/kelurahan mengelola data administratif, operasional, potensi desa, serta permohonan yang berkaitan dengan layanan perbankan, kemitraan, dan pembiayaan. Sistem ini memuat fitur beranda, profil, dokumen, gerai/outlet, potensi desa, pengurus, formulir permohonan, anggota, dan artikel.

Cara Masuk ke Akun (Login)

1. Buka laman Simkopdes dan temukan form Masuk.
2. Masukkan email atau username pada kolom yang tersedia.
3. Masukkan kata sandi Anda.
4. Jika muncul kode keamanan, isikan kode tersebut untuk verifikasi ekstra.
5. Klik tombol Masuk. Jika lupa kata sandi, gunakan tautan Lupa Kata Sandi untuk mereset.

Catatan: Pastikan koneksi internet stabil dan gunakan browser yang mutakhir agar fitur tampilan bekerja optimal. Jika koperasi belum punya akun, gunakan tautan “Buat akun koperasi” sesuai instruksi.

Mengelola Beranda dan Navigasi Dasbor

Pada halaman Beranda (Dashboard) tersedia empat atau lebih fitur utama yang mudah diakses:

• Profil : Menampilkan data utama koperasi seperti nama koperasi, SKAHU, NIB, kedudukan hukum, alamat lengkap, modal koperasi (simpanan pokok & wajib), serta jumlah gerai, potensi desa, pengurus, dan anggota.
• Dokumen : Tempat mengunggah dokumen legal seperti akta pendirian, SKAHU, NPWP, berita acara musyawarah desa/musyawarah kelurahan, dan dokumen NIB.
• Gerai/Outlet : Menampilkan daftar gerai yang dimiliki koperasi beserta status (aktif/belum aktif) dan foto gerai.
• Potensi Desa : Menyajikan daftar komoditi dan nilai ekonomi potensi desa lengkap dengan luas area, volume, jumlah SDM yang terlibat, and estimasi nilai potensi (Rp).
• Pengurus : Daftar pengurus dan pengawas koperasi beserta kontak singkat.

Setiap submenu beranda menyediakan akses cepat untuk melihat peta lokasi koperasi, informasi desa, serta pintasan pengelolaan data yang sering digunakan.

Mengubah dan Memperbarui Profil Koperasi

Di halaman Profil Anda dapat:

1. Melihat informasi lengkap koperasi (SKAHU, NIB, status hukum).
2. Mengedit profil untuk memperbarui email, nomor telepon, deskripsi koperasi, dan modal simpanan (simpanan pokok & wajib).
3. Menambahkan atau mengubah akun bank koperasi melalui tombol “Tambah Akun Bank”.

Proses edit: Klik tombol Edit Profil, lakukan perubahan yang diperlukan, lalu klik Simpan agar perubahan tersimpan di sistem.

Menambah dan Mengelola Akun Bank

Langkah menambahkan akun bank:

1. Pilih menu Kelola Akun Bank atau klik tombol Tambah Akun Bank dari profil.
2. Isi formulir akun bank: pilih nama bank, nama pemegang akun sesuai buku rekening, nomor rekening, dan NPWP jika diperlukan.
3. Klik Simpan Akun. Akun akan muncul di daftar Daftar Akun Bank.
4. Untuk mengedit akun, gunakan ikon pensil; untuk menghapus, gunakan ikon tong sampah.

Catatan: Pastikan data rekening benar agar proses permohonan yang membutuhkan akun bank berjalan lancar.

Mengunggah Dokumen Legal

Menu Dokumen berfungsi untuk memastikan seluruh dokumen koperasi lengkap:

• Dokumen yang diminta antara lain: dokumen Musdes/Musbangkel, berita acara rapat anggota, NIB (Nomor Induk Berusaha), akta pendirian koperasi, SKAHU (Surat Keputusan Badan Hukum), dan dokumen NPWP.
• Prosedur: Klik bagian upload pada masing-masing jenis dokumen, pilih file yang sesuai (format umumnya JPG/PDF/PNG), dan unggah.
• Sistem akan menampilkan status setiap dokumen, apakah sudah lengkap atau masih belum lengkap.

Pastikan semua dokumen resmi dan scan/hasil foto memiliki kualitas yang jelas agar verifikasi berjalan lancar.

Mengelola Gerai / Outlet Koperasi

Menu Gerai/Outlet menampilkan daftar semua gerai koperasi:

• Informasi yang terlihat meliputi nama gerai, jenis, status (aktif/belum aktif), foto gerai, tanggal dibuat, dan status kepemilikan aset.
• Untuk menambah gerai baru, klik +Tambah Gerai lalu isi formulir penambahan gerai:
• Nama gerai, jenis gerai, foto gerai (JPG/JPEG/PNG maksimal 2 MB), status gerai (aktif/belum aktif), status kepemilikan aset gerai, status pemanfaatan aset, informasi akses internet dan listrik.
• Simpan form untuk menambahkan gerai; gerai yang didaftarkan akan muncul di daftar.

Pengelolaan Potensi Desa

Menu Potensi Desa memuat data potensi ekonomi desa:

• Menampilkan daftar komoditi seperti padi, jagung, tanaman obat, kambing, ayam, bebek, dan lain-lain lengkap dengan luas area, volume, jumlah SDM yang terlibat, dan nilai potensi (Rp).
• Untuk menambahkan potensi desa, klik +Tambah Potensi Desa lalu isi formulir:
• Nama komoditi, luas area potensi, volume potensi, jumlah SDM yang terlibat, dan nilai potensi (Rp).
• Setelah disimpan, komoditi akan muncul pada daftar Potensi Desa. Untuk mengubah, gunakan opsi Edit; untuk menghapus, gunakan Hapus.

Manfaat pendataan potensi desa: membantu perencanaan usaha koperasi, mempermudah proposal kemitraan, serta menjadi dasar pengajuan pembiayaan yang relevan dengan potensi lokal.

Pengelolaan Data Pengurus dan Pengawas

Di Menu Pengurus Anda dapat melihat dan mengelola daftar pengurus serta pengawas:

• Tabel menampilkan nama, jabatan, status (pengurus/pengawas), dan nomor HP sebagian yang disamarkan di tampilan ringkasan.
• Untuk melihat detail kontak lengkap dan informasi lainnya, buka detail masing-masing pengurus.
• Pengurus dapat diupdate informasinya bila ada perubahan jabatan atau kontak melalui fitur edit.

Fitur Formulir Permohonan (Akun Bank, Proposal Bisnis, Pembiayaan)

Menu Formulir Permohonan di Simkopdes berisi tiga jenis permohonan utama:

1. Permohonan Rekening Bank:
   • Anda dapat melihat daftar permohonan akun bank dan menambahkan permohonan baru (+Tambah Permohonan).
   • Isi data yang diminta seperti nama PIC, nomor HP PIC, serta pilih akun bank untuk koperasi. Pastikan profil koperasi dan data usaha & operasional lengkap sebelum mengirimkan.
   • Tekan Kirim Permohonan dan tunggu proses verifikasi dari pihak terkait.
2. Proposal Bisnis (Formulir Proposal Bisnis):
   • Digunakan untuk pengajuan kemitraan bisnis dengan berbagai paket kemitraan (contoh: BULOG, Kimia Farma, Pertamina, Pupuk, dll).
   • Pilih tipe kemitraan, lampirkan detil kebutuhan, total nominal permohonan, dan data PIC. Setelah terisi, tekan Ajukan Permohonan; pihak mitra akan memberikan persetujuan atau penolakan.
3. Permohonan Pembiayaan:
   • Tersedia buku saku/panduan alur pembiayaan yang dapat diunduh untuk memahami proses.Menu ini memuat formulir pembiayaan yang perlu dilengkapi untuk keperluan pembiayaan koperasi.
   • Isi seluruh kolom sesuai instruksi lalu tekan Submit.

Proses: Pastikan selalu menekan tombol Submit atau Ajukan pada setiap form; cek status permohonan di tabel Semua Permohonan untuk mengetahui apakah permohonan Diajukan, Diterima, atau Ditolak.

Pengelolaan Anggota

Menu Anggota memudahkan pengelolaan data keanggotaan koperasi:

• Terdapat statistik ringkas: total anggota mendaftar, diterima, ditolak, dan tren penambahan anggota.
• Daftar anggota menampilkan nama, jenis kelamin, nomor HP, dan status keanggotaan (Diajukan, Requested, Diterima, Ditolak).
• Menambahkan anggota baru: klik +Tambah Anggota lalu isi formulir:
• Foto profil (rasio 3:4, <5MB), nama anggota, jenis jabatan, nomor HP (tanpa spasi/tanda), file KTP (JPG/JPEG/PNG maksimal 5MB), NIK, dan opsi membuat akun anggota.
• Tekan Daftar untuk menyimpan anggota.
• Verifikasi Keanggotaan: pada detail anggota terdapat tombol Verifikasi untuk memproses status keanggotaan. Pengurus dapat mengubah profil anggota bila diperlukan.

Mengedit Informasi Anggota: Gunakan tombol Edit pada daftar anggota untuk memperbarui data, lalu Simpan perubahan.

Mengelola Artikel dan Berita Kopdes

Menu Artikel membantu koperasi mempublikasikan berita dan informasi:

• Terdapat statistik jumlah artikel/berita dan daftar artikel yang sudah dibuat.
• Menambahkan artikel: klik +Tambah Artikel lalu isi formulir:
• Pilih foto sampul untuk artikel, masukkan judul artikel, pilih tanggal artikel, dan tuliskan isi artikel.
• Setelah lengkap, klik Submit untuk menerbitkan.
• Artikel dapat digunakan untuk membagikan kegiatan koperasi, pengumuman gerai, peluang kemitraan, serta informasi program pembiayaan.

Praktik Terbaik untuk Menggunakan Simkopdes

1. Lengkapi Profil dan Dokumen Dini: Isi profil koperasi secara komprehensif dan unggah semua dokumen legal agar proses permohonan lebih cepat. Pastikan data seperti SKAHU, NIB, dan NPWP tersedia dan dokumennya jelas.
2. Perbarui Data Secara Berkala: Update modal koperasi, jumlah anggota, daftar gerai, dan potensi desa agar laporan dan analisis tren akurat.
3. Gunakan Foto dan Dokumen Berkualitas: Foto gerai, KTP anggota, dan dokumen legal sebaiknya beresolusi cukup agar verifikasi tidak terhambat.
4. Catat Potensi Desa Secara Detail: Data potensi desa yang lengkap mempermudah pengajuan kemitraan bisnis dan pembiayaan.
5. Koordinasi Internal: Tentukan PIC (penanggung jawab) untuk setiap permohonan agar respons terhadap mitra dan bank terasa cepat dan terorganisir.
6. Simpan Bukti Pengajuan: Setelah mengajukan permohonan (akun bank, proposal, pembiayaan), simpan tanda bukti atau screenshot nomor permohonan untuk referensi internal.

Solusi Masalah Umum

• Lupa kata sandi: Gunakan fitur Lupa Kata Sandi untuk mereset melalui email.
• Akun bank tidak muncul: Pastikan akun sudah disimpan dan data yang dimasukkan valid. Jika masih belum, coba hapus cache browser atau hubungi layanan dukungan teknis.
• Dokumen tidak terunggah: Periksa format file dan ukuran maksimal; ubah ukuran atau format lalu unggah kembali.
• Permohonan tertunda: Cek status di tab Semua Permohonan dan hubungi pihak mitra atau admin apabila diperlukan klarifikasi.

Penutup

Panduan Penggunaan Simkopdes dirancang untuk memudahkan pengurus koperasi desa/kelurahan dalam mengelola administrasi, operasional, dan pengajuan kemitraan/pembiayaan. Penggunaan yang konsisten dan data yang lengkap akan meningkatkan kredibilitas koperasi di mata mitra dan lembaga pembiayaan. Untuk hasil maksimal, tetapkan prosedur internal standar operasi penggunaan Simkopdes, tunjuk PIC untuk tiap fungsi (profil, dokumen, gerai, potensi desa, anggota, permohonan), serta lakukan pelatihan singkat bagi pengurus baru.

Info!Simak dan dapatkan dokumen/file sesuai kebutuhan Desa Anda langsung dari ponsel! Akses Cipta Desa WhatsApp Channel untuk informasi terbaru seputar perkembangan desa. Pastikan Anda sudah menginstal aplikasi WhatsApp di ponsel Anda.