Addendum Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Penyusunan Addendum Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa di Desa merupakan instrumen legal yang digunakan untuk mengakomodasi perubahan-perubahan teknis maupun administratif yang terjadi setelah kontrak awal disepakati. Berdasarkan Perbup Situbondo Nomor 25 Tahun 2020, setiap pengadaan melalui penyedia harus didasarkan pada dokumen persiapan yang matang. Namun, dalam dinamika pelaksanaan di lapangan, seringkali diperlukan penyesuaian terhadap ruang lingkup, jadwal, atau nilai pekerjaan, yang semuanya wajib dituangkan dalam format addendum agar tetap memiliki kekuatan hukum yang sah.

Persiapan pengadaan yang dilakukan oleh Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan merupakan fondasi utama sebelum dokumen diserahkan kepada Tim Pelaksana Kegiatan (TPK). Dokumen persiapan tersebut meliputi Kerangka Acuan Kerja (KAK), gambar rencana, hingga rancangan surat perjanjian. Ketika terjadi perubahan yang signifikan terkait rincian objek belanja atau spesifikasi teknis, maka addendum menjadi solusi administratif untuk menjaga agar kegiatan pengadaan tetap selaras dengan prinsip akuntabilitas dan transparansi keuangan desa.

Penting bagi perangkat desa untuk memahami bahwa penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah variabel yang sangat dinamis. HPS yang ditetapkan menjelang pemilihan penyedia harus mencerminkan harga pasar rill, termasuk komponen pajak dan biaya angkut. Jika hasil evaluasi menunjukkan adanya perbedaan antara HPS dengan rencana anggaran awal (RAB pada DPA), maka prosedur revisi atau addendum harus ditempuh guna memastikan bahwa setiap transaksi belanja desa tetap berada dalam koridor pagu anggaran yang tersedia tanpa melanggar ketentuan perundang-undangan.

Komponen Dokumen Persiapan Pengadaan melalui Penyedia

Kasi/Kaur diwajibkan menyusun dokumen persiapan yang akurat sebelum proses pemilihan penyedia dimulai, meliputi:

• Waktu Pelaksanaan: Jadwal rincian mulai dari dimulainya pekerjaan hingga serah terima;
• Gambar Rencana Kerja: Visualisasi teknis yang menjadi acuan fisik pekerjaan (jika diperlukan);
• Dokumen Teknis: KAK, spesifikasi teknis, serta daftar kuantitas dan harga yang menjadi dasar penilaian;
• Harga Perkiraan Sendiri (HPS): Nilai kalkulasi biaya berdasarkan harga pasar terkini;
• Rancangan Perjanjian: Draf kontrak yang mengatur hak dan kewajiban para pihak secara detail.

Mekanisme Penetapan HPS dan Harga Pasar

Penentuan HPS oleh Kasi/Kaur wajib memperhatikan ketersediaan informasi harga di wilayah setempat dengan kriteria:

• Survei Wilayah: Mencari informasi harga di desa setempat atau desa sekitar lainnya menjelang pelaksanaan pengadaan;
• Kondisi Penyedia: Jika hanya ada satu penyedia, harga pasar adalah harga penawaran penyedia tersebut. Jika lebih dari satu, diambil harga yang paling umum atau harga terendah;
• Kalkulasi Biaya: HPS dihitung dengan menggabungkan harga pasar rill, Pajak Pertambahan Nilai (PPN), dan biaya transportasi logistik ke lokasi kegiatan.

Ketentuan Perubahan Anggaran dan Administrasi Perjanjian

Dalam menyinkronkan dokumen perencanaan dan realitas pengadaan, berlaku catatan administratif sebagai berikut:

1. Revisi RAB DPA: Apabila terdapat perbedaan HPS dengan RAB namun masih di bawah plafon pagu belanja, pengadaan dilanjutkan dengan revisi administrasi RAB pada DPA;
2. Laporan Kepala Desa: Apabila HPS melebihi pagu rincian objek belanja, pengadaan wajib dihentikan dan Kasi/Kaur harus melapor untuk mendapatkan arahan kebijakan lebih lanjut;
3. Fungsi Surat Perjanjian: Digunakan sebagai dasar legal transaksi yang memerlukan penjabaran teknis mengenai ruang lingkup dan jadwal pelaksanaan;
4. Delegasi Pengadaan: Seluruh dokumen yang telah divalidasi dan disiapkan oleh Kasi/Kaur selanjutnya diserahkan kepada TPK untuk dieksekusi proses pengadaannya.

Kesimpulan

Addendum Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa di Desa adalah bentuk kepatuhan terhadap prinsip good governance di tingkat desa. Dengan mengikuti prosedur yang diatur dalam Perbup Situbondo Nomor 25 Tahun 2020, setiap perubahan dalam proses pengadaan dapat didokumentasikan secara legal dan sistematis. Hal ini menjamin bahwa setiap penyesuaian anggaran maupun teknis tetap mendukung tercapainya kualitas pembangunan desa yang optimal, sekaligus memberikan perlindungan hukum bagi para pelaksana kegiatan anggaran di desa.

Info!Simak dan dapatkan dokumen/file sesuai kebutuhan Desa Anda langsung dari ponsel! Akses Cipta Desa WhatsApp Channel untuk informasi terbaru seputar perkembangan desa. Pastikan Anda sudah menginstal aplikasi WhatsApp di ponsel Anda.