Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa di Desa

Penyusunan Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa di Desa merupakan tahapan krusial dalam menjamin kepastian hukum antara Pemerintah Desa dengan pihak penyedia. Berdasarkan Perbup Situbondo Nomor 25 Tahun 2020, rancangan surat perjanjian ini merupakan bagian dari dokumen persiapan pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur selaku pelaksana kegiatan. Surat perjanjian ini berfungsi untuk menjabarkan secara teknis mengenai ruang lingkup pekerjaan, hak dan kewajiban para pihak, hingga jadwal pelaksanaan guna menghindari sengketa yang dapat menghambat pembangunan desa.

Sebelum surat perjanjian ditandatangani, Kasi/Kaur wajib menyusun dokumen persiapan pengadaan yang komprehensif berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). Dokumen ini menjadi pedoman bagi Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) dalam mengeksekusi pengadaan di lapangan. Kelengkapan dokumen mulai dari Kerangka Acuan Kerja (KAK) hingga Harga Perkiraan Sendiri (HPS) menjamin bahwa proses pemilihan penyedia dilakukan secara objektif dan memiliki landasan nilai yang jelas, sehingga anggaran desa digunakan secara efisien dan tepat sasaran.

Penetapan harga dalam perjanjian ini didasarkan pada HPS yang merujuk pada harga pasar rill di desa setempat atau wilayah sekitar. Proses penentuan harga pasar yang teliti memastikan bahwa negara tidak dirugikan oleh fluktuasi harga yang tidak wajar. Dengan adanya sinkronisasi antara perencanaan di DPA dan realitas pasar melalui HPS, surat perjanjian yang dihasilkan akan menjadi instrumen kontrol yang efektif bagi jalannya pembangunan yang akuntabel dan berintegritas.

Komponen Dokumen Persiapan Pengadaan

Kasi/Kaur diwajibkan menyusun dokumen persiapan sebelum menyerahkannya kepada TPK, yang terdiri atas:

• Waktu Pelaksanaan: Durasi penyelesaian pekerjaan atau pengiriman barang secara detail;
• Gambar Rencana Kerja: Dokumen visual teknis jika pengadaan melibatkan pekerjaan konstruksi atau manufaktur;
• KAK dan Spesifikasi: Penjabaran rincian barang/jasa, volume, serta standar kualitas yang dipersyaratkan;
• Harga Perkiraan Sendiri (HPS): Nilai kalkulasi biaya yang ditetapkan menjelang pemilihan penyedia;
• Rancangan Surat Perjanjian: Draf kontrak yang memuat klausul-klausul hukum utama antar-pihak.

Mekanisme Penetapan HPS Berbasis Harga Pasar

HPS merupakan instrumen pengendali harga yang dihitung dengan memperhatikan ketentuan pasar sebagai berikut:

• Survei Lokal: Prioritas informasi harga diambil dari desa setempat, dan beralih ke desa sekitar jika barang/jasa tidak tersedia;
• Kondisi Penyedia Tunggal: Jika hanya terdapat satu penyedia, harga pasar ditetapkan berdasarkan penawaran penyedia tersebut;
• Kondisi Multi-Penyedia: Harga pasar diambil dari harga yang paling banyak ditemukan atau harga terendah sebagai pembanding;
• Komponen Biaya: HPS wajib memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan biaya angkut jika diperlukan hingga barang sampai di lokasi.

Ketentuan Perubahan RAB dan Pagu Anggaran

Dalam proses penyusunan dokumen pengadaan, seringkali ditemukan perbedaan antara HPS dengan rencana anggaran awal:

1. Revisi RAB: Jika HPS berbeda dengan RAB pada DPA namun masih dalam batas pagu rincian objek belanja, pengadaan dilanjutkan setelah melakukan revisi administrasi;
2. Pembatalan Pengadaan: Jika HPS melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan pelaksana wajib melapor kepada Kepala Desa;
3. Fungsi Kontrak: Surat perjanjian wajib digunakan untuk transaksi yang memerlukan penjabaran hak, kewajiban, dan termin pelaksanaan secara teknis;
4. Delegasi ke TPK: Setelah dokumen persiapan lengkap dan valid, Kasi/Kaur menyerahkan seluruh berkas kepada TPK untuk memulai proses pemilihan penyedia.

Kesimpulan

Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa di Desa adalah pilar akuntabilitas dalam hubungan kerja antara desa dan mitra usaha. Dengan berpedoman pada Perbup Situbondo 25/2020, proses persiapan yang matang melalui penyusunan HPS dan rancangan kontrak akan meminimalisir risiko mal-administrasi. Kepatuhan terhadap prosedur ini menjamin bahwa setiap proyek desa dilaksanakan dengan standar hukum yang kuat, harga yang wajar, dan kualitas yang sesuai dengan harapan masyarakat desa.

Info!Simak dan dapatkan dokumen/file sesuai kebutuhan Desa Anda langsung dari ponsel! Akses Cipta Desa WhatsApp Channel untuk informasi terbaru seputar perkembangan desa. Pastikan Anda sudah menginstal aplikasi WhatsApp di ponsel Anda.